¿Y para qué documentar procesos?

 

A lo largo de nuestra trayectoria interactuando con diversos tamaños y giros de empresas, nos hemos encontrado con toda clase de posturas respecto a los procesos.

 

Hace unos días me comentaba un dueño de negocio que su empresa no necesita documentar procesos, porque desde que inició operaciones, hace más de 20 años, las cosas se han hecho igual sin necesidad de consultar manuales y así ha dado buenos resultados. Este caso se trata de una empresa familiar en la que trabajan el padre, los hijos, 2 empleados de toda la vida y obreros. Sin embargo; también en organizaciones con otras estructuras carecen de procesos documentados. Aunque esto pareciera inconcebible para muchos, es una realidad ante la cual pareciera que no se corre riesgo alguno.

 

De frente a esta situación es que quiero compartir en este artículo para qué sirven los procesos y cuál es la importancia de documentarlos.

 

Partamos de que los procesos son un conjunto de actividades que tienen como objetivo transformar un insumo en algún producto o servicio; es decir, en cualquier ámbito están presentes y muchos de ellos los llevamos a cabo de una manera tan precisa que sin darnos cuenta, en nuestro día a día siempre aplicamos los mismos pasos (actividades) para obtener los resultados deseados.

 

Así como en la vida cotidiana de un individuo, en toda empresa se llevan a cabo diversos procesos para generar productos y/o servicios. La diferencia con el ejemplo anterior es que en este caso se trata de un negocio que está diseñado para generar rentabilidad y esta va de la mano del principio el tiempo es dinero, por lo que mientras se tenga una mejor definición de cada uno de los procesos (a través de la documentación), organizando el trabajo de la empresa de manera fácil y natural, se tendrán mayores probabilidades de obtener mejores resultados con los recursos disponibles ya que al estandarizar una serie de actividades, se asegura que el resultado siempre va a ser el mismo.

 

Otra de nuestras recomendaciones es el mapeo de procesos, pues contiene toda la información a detalle más allá de las simples actividades que se realizan en él (objetivo, tiempo de ejecución, recursos necesarios, riesgos, resultados, etc.). Es decir, toda la información que le da contexto al proceso (incluyendo la problemática existente con personal y sus capacidades, sistemas, flujo de trabajo, etc.). El mapa ayuda a tomar decisiones sobre los resultados que se están obteniendo y así determinar si se mantiene, se elimina o se mejora.

 

A partir de esto, en ocasiones se puede identificar que es necesario un rediseño de procesos, el cual se refiere a cambios sustanciales en la forma de hacer las cosas y/o en los recursos que se utilizan, con el fin de garantizar el cumplimiento eficiente del objetivo, inclusive cuando éste ha sufrido algún tipo de cambio. Se modifica una parte, pero se conserva la estructura del proceso.

 

Por otro lado, se puede detectar la necesidad de hacer una reingeniería de procesos, la cual implica comenzar de cero a partir de un análisis en Brown paper (modelado de procesos).

 

Asimismo, se puede hacer una mejora de procesos, enfocada en eficientizar los recursos (humanos, tiempo, económicos, etc.); ésta implica cambios menores.

 

Pero ¿cómo saber si la empresa requiere una revisión y/o actualización de sus procesos?

 

  1. Ante cualquier condición de cambio interna y/o externa (software, personal, economía, mercadotecnia, apertura de sucursales, etc.).

  2. Cada año debería haber una revisión.

  3. El mejor diagnóstico son los resultados que se tienen. Si dependen de la estacionalidad, condiciones del mercado, entorno, se deben revisar.

  

Para tener en cuenta:

 

  • En todas partes desarrollamos actividades, las que más cómodos nos mantienen son las que tienen un proceso. Si se planifica, es más llevadero.

  • Si no se mantiene vivo el proceso (en constante evaluación y actualización), nos lleva a una zona de confort.

  • Se debe conservar la calidad del producto o servicio, manteniendo la rentabilidad.

  • Nuestro día a día es un proceso.

  • Los procesos facilitan la preparación para el cambio, pues son el mejor indicador para redistribuir, reorganizar y medir las capacidades (división del trabajo).

  • Es imprescindible documentar para heredar el conocimiento.

  • Somos expertos en llevar a cabo la documentación, el mapeo, el rediseño, la reingeniería y la mejora de procesos.

 

Si te interesa tener un diagnóstico sobre el estado de los procesos de tu negocio, comunícate con nosotros

 

* Escrito por Laura Román / Jesús Huerta, Consultores Asociados de Zeus Consultores

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