Gestión de contratos - ¿la necesito?

Simplessus Contracts es un software de gestión de contratos que garantiza que mantenga un ojo en todos los contratos para su empresa, incluyendo todos los plazos y costos.

 

Simplessus Contracts está disponible como software de compra, así como basado en la nube como SaaS (Software as a Service). Antes de invertir en nuestra solución digital para su gestión de contratos, por supuesto, también plantea la cuestión de si y por qué un software de gestión de contratos convierte su empresa y por qué Simplessus Contracts puede ser una solución óptima para usted.

 

Contratos - la base de la actividad empresarial

 

En la práctica, los contratos se consideran la base para la actividad empresarial y de negocios. El conocimiento de la situación de hecho de todos los contratos relevantes para una empresa, las oportunidades de intervención, oportunidades y riesgos resultantes, así como los costos derivados del contrato respectivo, son indispensables para la gestión profesional. Sin embargo, la práctica es diferente en muchas empresas: aunque la dirección y los empleados son conscientes de que desempeñan un papel en prácticamente todos los procesos relevantes de la empresa y en las decisiones empresariales. Sin embargo, cuál es el contrato y cuáles son los detalles del contrato, a menudo permanece en la oscuridad.

 

Los contratos son particularmente emocionantes cuando se completan, luego de lo cual expiran su existencia en listas de Excel y varios archivos. Se vuelven interesantes de nuevo sólo cuando hay problemas o las regulaciones legales requieren una documentación completa del contrato de la empresa. La transparencia exacta de los documentos resulta ser compleja y laboriosa. En general, la falta de gestión de los contratos significa que las empresas a menudo dan oportunidades sustanciales o reconocen los riesgos demasiado tarde. En muchos casos, el compromiso y los derechos y deberes de los demás no están claros para todos los empleados involucrados.

 

Gestión de contratos en las empresas: interdepartamental y  a menudo  no transparente. La gestión eficaz de los contratos en las empresas es complicada, no sólo por el gran número de contratos, sino también por la relevancia interdepartamental de los documentos. La dirección, el departamento y los abogados participan en la negociación de contratos. Los originales suelen permanecer en el departamento jurídico, que, junto con los responsables en las áreas operativas, es asegurar el cumplimiento correcto y si es necesario, también para la correcta gestión de la terminación. Finanzas, Control y Auditoría están relacionadas con el procedimiento de pago, los riesgos y las cuestiones relevantes para la contabilidad que surgen de los contratos existentes o concluidos. Los departamentos operativos reciben al menos acceso a los datos seleccionados de los contratos. En las empresas más pequeñas, la abundancia de contratos y el número de empleados involucrados no es tan complejo como en las grandes empresas, pero a menudo no es fácil tener una visión general en todo momento.

 

Además, los departamentos de gestión y especialistas tienen requisitos específicos para la gestión de los contratos. Para la gestión y el control, la gestión precisa de los contratos es una herramienta importante para evaluar y reducir los riesgos y los costos. Para compras y ventas, los acuerdos contractuales con socios externos constituyen la base de su trabajo. El departamento legal necesita una descripción detallada de todos los contratos existentes.

 

¿Qué tipos de contratos existen en las empresas?

 

En un día de la empresa existen numerosos y de diferentes tipos de contrato.

 

Son relevantes, por ejemplo:

Contratos Civiles

  • contrato preparatorio o promesa de contrato

  • contratos traslativos de dominio (compraventa, permuta, donación y mutuo)

  • contratos traslativos de uso, goce y disfrute temporal (arrendamiento y comodato)

  • contratos de prestación de servicios (depósito, mandato, prestación de servicios profesionales y obra a precio alzado)

  • contratos asociativos (asociación civil y sociedad civil)

  • contratos aleatorios (renta vitalicia, compra de esperanza y juego y apuesta)

  • contratos de garantía (fianza, prenda e hipoteca)

  • contratos para resolver controversias (transacción)

 

Contratos Mercantiles

  • El préstamo mercantil.

  • Contrato de compraventa mercantil.

  • Contrato de comisión mercantil.

  • Contrato de transporte.

  • Asociación en participación.

  • Arrendamiento financiero.

  • Contrato de seguro.

  • Contrato de fianza.

  • El fideicomiso.

  • Factoraje.

 

Laboral

  • obra determinada

  • tiempo determinado

  • temporada

  • tiempo indeterminado

  • a prueba

  • Capacitación inicial

  • Contrato de salario por hora

  •  

En detalle, todas las unidades pueden ser contratos muy extensos. Además, cualquier contrato requiere gastos administrativos específicos, por ejemplo en términos de cumplimiento de pago o aviso períodos, la documentación, la asignación de las responsabilidades del personal y grupos de derechos o la terminación oportuna de tareas desde el contacto.

 

Gestión de contratos: un área de trabajo compleja

 

Por lo tanto, la gestión de los contratos es un campo de trabajo muy complejo. Tres áreas juegan un papel importante aquí:

 

  1. El control contractual evalúa el potencial y los riesgos de los contratos existentes. Proporciona una visión general de los principales socios contratados de la compañía, calcula los compromisos y el potencial de ingresos y evalúa los costos de los contratos. La decisión sobre el contrato da como resultado una decisión sobre la continuación o terminación de contratos, así como sobre las estructuras de cooperación general de una empresa. El control de contratistas también está involucrado en procesos operativos y de planeación estratégica. Además, contribuye a los reportes para los informes anuales, para los procesos de auditoría y para la gestión corporativa.

  2. La administración del contrato abarca todos los procesos involucrados en la preparación de los contratos, la estructuración de la información relacionada con el contrato y la realización de los servicios acordados contractualmente. Esta área incluye, por ejemplo, obtener y presentar ofertas, negociar contratos, firmar contratos, redactar los documentos necesarios y examinarlos. La obtención de permisos y firmas también se encuentra dentro del departamento de los empleados que se ocupan de la administración de los contratos. A menudo realizan estas tareas junto con el control del contrato. En el negocio operativo, también manejan el monitoreo de la fecha límite y la contabilidad.

  3. El archivo de contratos en las empresas debe ser a largo plazo y a prueba de auditoría. Esto no solo afecta a los contratos reales, sino también a todos los demás documentos relevantes para el contrato. Al final, la avalancha de información de todos los contratos existentes fluye al sistema de archivo respectivo. Hoy en día, la mayoría de las empresas se preocupan por la digitalización de los documentos, es decir, el establecimiento y mantenimiento continuo de una base de datos de contratos centrales, que sirve de base a todos los procesos de gestión de contratos.

 

La gestión efectiva de los contratos debe integrar las tres divisiones.

El objetivo básico es aumentar la eficiencia de la empresa. Al mismo tiempo, debe crear los requisitos previos para que los datos clave de los contratos, por ejemplo, para las negociaciones y otros procesos de gestión, estén disponibles en forma concentrada, mientras que los empleados y los tomadores de decisiones pertinentes tienen acceso a los documentos completos en cualquier momento.

 

¿Cuáles son los riesgos de una gestión ineficiente de los contratos?

 

Una gestión ineficiente e incompleta de los contratos amenaza varios riesgos, que incluyen:

  •  Incumplimiento / violación de las normas legales

  • Falta de cumplir con los plazos y las opciones de contrato.

  • No ejecución de contratos o componentes contractuales individuales.

  • Procesamiento inadecuado y lento.

  • Transparencia e información desigual de todos los empleados involucrados en un contrato específico

  • Aprobación y aprobaciones intransparentes

  • Falta de evaluación de riesgos y potencial

  • Aumento de costos

  • Documentación incompleta y pérdida de documentos.

  • Falta de seguridad para auditar y equilibrar.

 

En otras palabras, la gestión de los contratos tiene un impacto inmenso en los procesos más variados de la empresa y, en última instancia, también en el éxito de su negocio. En muchos casos, la optimización tiene un efecto notable en el resultado operativo.

 

Gestión eficiente de los contratos: sin software de alto rendimiento hoy en día casi imposible

 

La complejidad de las relaciones contractuales entre las empresas significa que una gestión eficiente de contratos sin software de alto rendimiento apenas es posible en la actualidad. Aquí es donde entra en juego Simplessus Contracts. Este es un software de gestión de contratos que se puede adaptar fácilmente a los requisitos de diferentes tamaños de empresa. El nucleo es una base de datos de contratos digitales, en la que todas las conexiones contractuales de su empresa (textos contractuales y todos los documentos relacionados) se almacenan en forma digital. Simplessus Contracts asume el aspecto técnico completo de la gestión de sus contratos, es decir, la gestión, el control y el archivo de los contratos. El programa también prepara la redacción de sus documentos de contrato de manera eficiente. Por supuesto, se asegura de no pasar por alto los plazos contractualmente relevantes: las fechas de pago y terminación o las fechas de las opciones de contrato. El sistema se puede configurar individualmente y se adapta perfectamente a los requisitos de su empresa.

 

Las funcionalidades de Simplessus Contracts a simple vista

 

El software Simplessus Contracts permite:

 

Gestión de contratos rápida y sin complicaciones

El archivo de contrato electrónico almacena toda la información sobre un contrato existente o un contrato que aún debe concluirse. Puede encontrar sus documentos de contrato con la función de búsqueda en solo unos pocos clics. Todos los cambios a los contratos están documentados por el programa. Usted define las categorías de contratos individuales de acuerdo a sus necesidades y/o estructuras contractuales de su empresa.

 

Una visión general exhaustiva de todos los plazos y plazos.

Los recordatorios de los próximos eventos se pueden encontrar como correo electrónico del sistema en su buzón de correo. Los correos contienen acceso directo al contrato relevante. Usted define la lista de correo de los avisos de recordatorio, también es posible enviar correos electrónicos a los empleados sin acceso a la gestión de contratos.

 

Módulo adicional Gestión de tareas

Además de la función de recordatorio integrado, puede almacenar todas las tareas relacionadas con sus contratos en un módulo adicional para la administración de tareas.

Esto le da doble seguridad. Además, este módulo le permite definir diferentes niveles de escalamiento para tareas que aún no se han completado.

 

Gestión compleja de derechos

Puede asignar autorizaciones en detalle en Simplessus Contracts. Las definiciones de entrada son posibles por tipo de contrato o por grupos y personas (departamentos, así como empleados individuales). Tales derechos diferenciados de lectura y escritura también pueden asignarse al contrato individual. Solo puede autorizar documentos individuales de un archivo de contrato para personas autorizadas y, si es necesario, cifrarlos con una contraseña por separado. Simplessus Contracts tiene su propia administración de usuarios integrada.

 

Motor de informes

El motor de informes le permite crear reportes / gráficas preconstruidas o personalizadas, que incluyen una variedad de elementos gráficos. No necesita conocimientos técnicos para realizar análisis más complejos. El asistente de informes lo guía a través de su documento y le sugiere formularios de presentación adecuados (evaluación de lista, varios diagramas) para su investigación. Sus evaluaciones se publican en diferentes formatos, se pueden editar en MS Excel, XML o JPEG y, por supuesto, también se pueden enviar por correo electrónico.

 

Creación de contratos

En muchos contratos similares, el software crea el software. Las plantillas se almacenan en MS Word, OpenOffice, HTML o PDF. El programa lo llena con datos del archivo del contrato: puede obtener su documento de contrato terminado con un clic.

 

Planeación de la liquidez

Todos los datos financieros de los contratos almacenados se ingresan en el módulo de planificación de liquidez del software. Todos los ingresos y gastos fijos y variables, así como las entradas individuales manuales se enumeran. Los totales y saldos se calculan mensualmente. Los resultados también se pueden exportar a MS Excel y las gráficas como JPEG.

 

Procesos de publicación / flujo de trabajo habilitados por tecnología de la información

Simplessus Contracts también facilita los flujos de trabajo complejos en su empresa. El motor de flujo de trabajo integrado integra a todas las personas relevantes en procesos de lanzamiento y, por lo tanto, todo el flujo de trabajo. La secuencia de los diversos subpasos es administrada por el sistema.

 

Disputas Legales

Opcionalmente puede extender el sistema con un módulo adicional para disputas legales. Con esta herramienta, usted registra reclamos o reclamaciones abiertas: su planeación de provisión hace que esto sea considerablemente más fácil. Además, puede usar el módulo para depositar todos los documentos relevantes sobre disputas legales y vincularlos con los contratos respectivos.

 

Cabina / Panel

Puede diseñar su cabina o tablero de mandos, es decir, la máscara de entrada en el sistema, de tal forma que a primera vista pueda ver toda la información relevante para usted. Puede, por ejemplo, mostrar citas, los contratos que caduquen o los documentos editados por usted por última vez.

 


 

¿Comprar o rentar?

 

Simplessus Contracts ofrece todo lo que necesita para una gestión de contratos electrónicos verdaderamente moderna, inteligente y eficiente. Si usted renta o compra el software depende de usted, le ofrecemos ambas posibilidades. Las ventajas resultan tanto de SaaS como de la opción de compra.

 

Si decide utilizar Simplessus Contracts como SaaS, se beneficiará del hecho de que el esfuerzo de TI se mantiene con nosotros mientras el programa se ejecuta en nuestros servidores. Usted renta el programa en este caso con un tiempo mínimo de ejecución de tres meses. Si fuera necesario pude incorporar nuevos módulos o desactivarlos si ya no se requieren. Por supuesto, su contrato de renta también incluye soporte y actualizaciones. Tienen control total sobre todos los costos y, por supuesto, no tiene extras ocultos.

 

Para el uso a largo plazo, también se recomienda comprar el software. Usted decide por sí mismo si desea solicitar servicios de soporte y actualizaciones adicionales. Al instalar en sus propios servidores, obtiene la integridad de los datos completos a través de la opción de compra e integra el programa en su propio concepto de protección de datos y copias de seguridad. Si el sistema es accesible externamente o solo está disponible en su intranet, está en sus manos. Para fines de mantenimiento, puede otorgarnos derechos de acceso externo.

 

Gestión profesional de contratos: tres opciones a precios atractivos

 

Su pregunta clave para invertir en un software de gestión de contratos puede ser lo que le costó todo. Simplessus Contracts le ofrece una gestión digital profesional de los contratos en tres versiones a precios muy atractivos. En las tres versiones, administra un número ilimitado de contratos para su organización. El número de usuarios con licencia (3, 10 y 25 usuarios) y el espacio de almacenamiento incorporado en la nube son diferentes.

 

 

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