Generalmente, desde la administración de nuestra empresa nos ocupamos de que las actividades diarias aseguren que los resultados planeados serán alcanzados. ¿Qué pasa cuando un evento fortuito nos obliga a interrumpir las actividades?, ¿estamos preparados para dar respuesta ante condiciones hostiles o anormales? En la mayoría de los casos, la respuesta es no. Asumimos los distintos eventos de catástrofe como inesperados y sirven de sustento o pretexto para justificar las pérdidas asociadas.

 

Ante cualquier eventualidad que se presente de manera repentina y que pueda afectar a nuestro centro de trabajo, como los recientes sismos y huracanes en nuestro país, las acciones que debemos ponderar como más importantes, son aquellas encaminadas a preservar la seguridad de las personas, incluyendo a nuestros colaboradores, clientes o público en general que se encuentre dentro de nuestras instalaciones.

 

Para ello, lo más básico es contar con un programa interno de protección civil, que incluya la formación y capacitación de brigadistas que puedan orientar y coordinar las acciones de desalojo y resguardo de las instalaciones durante un siniestro, así como el trabajo conjunto con las autoridades.

 

¿Y qué pasa con nuestra operación? Si nos vemos impedidos de seguir trabajando con nuestra infraestructura, ¿qué haremos para minimizar las pérdidas? ¿cómo mantendremos el servicio a nuestros clientes?, ¿cuándo podremos reanudar el servicio?, ¿cuáles son las condiciones mínimas en las que podemos reanudar nuestros servicios?, ¿cuánto tiempo podemos estar fuera del mercado sin afectaciones económicas significativas?

 

Las grandes compañías, se anticipan a estas interrogantes y mitigan los impactos que pueda provocar un siniestro, desarrollando planes de continuidad de operación para casos de desastre (BCP, por sus siglas en inglés). Estos planes de continuidad generalmente suelen verse como un costo significativo por las empresas, es por ello que las de menor tamaño, incluyendo a la mayoría de las pymes, asumen los riesgos de interrumpir sus operaciones, inclusive conociendo experiencias de aquellas que han llegado a desaparecer o caer en la bancarrota.

 

Considerando la situación actual a nivel mundial, con actos de terrorismo, pandemias, desastres naturales o accidentes, es importante pensar en la sobrevivencia o ver mermado el crecimiento de nuestro negocio por no invertir en una estrategia que nos permita mitigar los riesgos.

 

Imaginemos a una empresa que debido a un incidente pierde sus instalaciones de manera parcial o total y que por no estar preparada con un plan “B” deja de producir bienes y/o servicios. Lo más probable es que deje de vender o comercializar y se interrumpa el flujo de ingresos por ventas y hasta la capacidad de cobrar sus cuentas pendientes. Sin embargo, los costos fijos siguen generando un gasto, que, aunado a la posible pérdida de sus activos, la pone en una situación verdaderamente crítica. El futuro de ella dependerá en gran medida del tiempo y las condiciones en las que pueda reanudar sus operaciones más críticas que le permitan minimizar las pérdidas y generar nuevamente ingresos.

 

Ante el panorama anterior, Soluciones FC recomienda iniciar con un plan “B”, que es un Plan de Continuidad de Operaciones (BCP) para casos de desastre.

 

A continuación compartimos algunos consejos necesarios para tomar en cuenta a la hora de darle forma a tu estrategia y planes:

 

• Realiza un análisis de los impactos que puede sufrir tu negocio en caso de que se vea impedido para operar bajo condiciones normales.

• Identifica qué tipo de bienes o servicios se verían afectados y clasifícalos en orden de importancia.

• Identifica los procesos o actividades que soportan o dan vida a tus productos o servicios, incluyendo las actividades de soporte de las cuales dependen esos procesos principales.

• De acuerdo con la criticidad de tus productos o servicios, identifica cuál es el tiempo máximo que deben estar sin operar antes de que te cause un impacto significativo en el negocio. Puedes partir de los costos financieros, ya que las cifras te ayudarán a decidir el tipo de estrategia y la inversión que necesitas implementar para recuperar la operación; sin embargo, es necesario considerar otro tipo de impactos como el daño a tu imagen que te puede llevar a perder clientes o a dañar tu reputación en el mercado.

• Realiza un análisis de los riesgos que te pueden llevar a una interrupción, como incendio, inundación, pandemias, desastres naturales, etc., ya que te ayudará a definir los escenarios más probables y a determinar la estrategia a seguir.

• Define un nivel de alertamiento, para cada escenario identificado, de modo que puedas determinar el momento en el que aplicarás cada fase y los planes de tu estrategia.

• Genera una estrategia que te permita continuar operando con condiciones mínimas en caso de una interrupción, basado en los riesgos y sus impactos identificados para tu negocio. Puedes dividir tu estrategia en planes más pequeños con responsables y responsabilidades claras, que permitan minimizar la toma de decisiones durante un siniestro.

 

Documenta tu estrategia, mantenla actualizada y capacita a tu personal.

 

La estrategia deberá incluir como mínimo:

 

• Un comité o grupo de personas que se encargará de coordinar las acciones para manejar la crisis, vigilar la aplicación de la estrategia y tomar decisiones sobre situaciones no previstas.

• Un plan de protección civil que se encargue de desalojar a las personas, además de coordinarse con las autoridades para asegurar las instalaciones y recuperarlas en algún momento posterior.

• Un plan de comunicación, para dar a conocer a tus empleados el avance de la estrategia y mantener informados a tus clientes y proveedores el tiempo y condiciones en que seguirás operando.

• Identificar y capacitar al personal crítico, cuya participación resultaría indispensable para que siga operando tu negocio. Es importante generar un directorio que incluya sus datos de contacto para recibir instrucciones.

• Definir un lugar alterno para operar en caso de que la recuperación de tus instalaciones tarde más tiempo del requerido para regresar a la operación.

• Desarrolla, documenta y da a conocer a los involucrados los planes que detallen la forma en que se realizarán las actividades o procesos identificados como críticos en condiciones limitadas. Recuerda que es muy probable que no todas las actividades normales se puedan realizar y para ello se definieron las que son críticas.

• Desarrolla, documenta y da a conocer a los involucrados un plan que defina y proporcione los recursos informáticos mínimos necesarios como redes, aplicaciones, instalaciones eléctricas, accesos a internet y todo aquello que se haya definido como necesario para operar los procesos definidos como críticos en el sitio alterno.

• Un plan que asegure que se contará con los recursos materiales en el sitio alterno de operación para poder operar los procesos, incluyendo equipos de cómputo, papelería, formatos, archivos y todo aquello que se definió como mínimo necesarias para operar en condiciones limitadas.

• Un plan de regreso a las operaciones de manera normal una vez que sea controlado el siniestro y se puedan recuperar las instalaciones.

Es importante comentar que los costos por el desarrollo y mantenimiento de la estrategia y los planes debe ser proporcional a los activos y bienes que deseamos proteger (incluyendo la capacidad de venta y compromisos de entrega al cliente). Es decir, el costo de los controles no debe ser mayor al beneficio obtenido. Para ello, puedes comenzar con lo más indispensable, lo que te permitirá minimizar las pérdidas.

 

La estrategia de continuidad de operaciones también es una materia especializada que cuenta con profesionales certificados en distintos estándares internacionales, cuya efectividad ha sido probada en diferentes partes del mundo.  Acércate a estos nuestros profesionales para recibir asesoría.  Recuerda que la existencia de tu negocio no debe ser cuestión de suerte.