FileHold

FileHold - Software de Control del Ciclo de Vida

de Documentos y Registros

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Sistema de Gestión Documental FileHold

FileHold es un sistema con amplias funcionalidades de administración de documentos para negocios de cualquier tamaño. Entre las funciones se encuentran: captura/digitalización de documentos, indexación, almacenamiento, búsqueda, manejo de versiones y revisiones y aprobaciones en flujos de trabajo. Disponible en la nube o instalado localmente en su servidor para seguridad total.
Con su cliente de escritorio, cliente web y cliente para dispositivos móviles, FileHold apoya a su empresa a mejorar la seguridad, aplicar normas y estándares y optimizar su operación, reduciendo el uso de papel y ahorrándole tiempo y dinero.  Promovemos las iniciativas “Go paperless, go green” para su negocio con software de Gestión Documental.

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El Software de Gestión de Documental de FileHold fue diseñado para Trabajo Colaborativo

La mayoría de las organizaciones trabaja con grandes volúmenes de papel día a día, lo cual hace difícil su administración. Esto por lo general causa errores y pérdida de información, lo cual se refleja en retrasos y múltiples revisiones. El uso ineficiente de sus recursos puede ocasionar pérdidas significativas en su negocio. Usted puede evolucionar a su equipo de un proceso manual, lento e ineficiente a un sistema de gestión documental con flujos de trabajo, autorización y revisión. Con el Modulo Workflow de FileHold, usted puede automatizar sus procesos de negocio para incrementar productividad y reducir costos.

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Acceso a sus documentos desde cualquier lugar

La realidad de los negocios hoy en día es que muchos empleados importantes pueden permanecer horas fuera de la oficina. La falta de acceso inmediato a la información puede causar aislamiento de los procesos de la empresa. Con el Cliente Móvil de FileHold para plataforma Smartphone, los documentos se encuentran siempre accesibles. Las herramientas de colaboración móvil están disponibles para usuarios dinámicos que necesitan usar sus teléfonos celulares como herramientas de productividad cuando se encuentran fuera de la oficina. FileHold utiliza tecnología HTML 5 para proporcionar acceso seguro a cualquier hora, de cualquier lugar, desde un teléfono celular Smartphone.

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Ahorre Tiempo y Dinero con el Software de Gestión Documental de FileHold

La información en formatos papel y electrónico crece día a día con una velocidad incontrolable.
Mantener esta información segura, en cumplimiento con normas administrativas es un verdadero reto. Localizar esta información también puede tomar mucho tiempo y esfuerzo. El Sistema de Gestión Documental de FileHold  convierte sus activos de propiedad intelectual en una biblioteca electrónica centralizada. La oficina sin papeles de FileHold es segura, cumple con normas administrativas, reduce costos y contribuye a la eficiencia de su equipo de trabajo. Usted podrá encontrar información en segundos con nuestro poderoso motor de búsqueda, contribuyendo en ahorros de tiempo y reduciendo costos de operación.


Software de Flujo Electrónico de Documentos

Workflow: El Módulo de Software de Flujo de Trabajo agiliza las operaciones, reduce tiempos e incrementa el flujo de efectivo hacia su empresa mediante la automatización de procesos de negocios como cuentas pagar y por cobrar. Los procesos de revisión y autorización se aplican a documentos antes de ser aprobados y distribuídos.

El software de workflow proporciona reportes al instante del estado de los documentos en su proceso de aprobación.

El software de manejo electrónico de documentos proporciona la habilidad de crear de manera rápida plantillas pre-definidas de flujos de trabajo que consisten en actividades de revisión y aprobación. Cada actividad puede ser pre configurada editando los campos de descripción, fecha límite, usuario-revisión, usuario-aprobación y usuarios observadores del flujo de trabajo

Software para la Administración de Registros Electrónicos

Las organizaciones utilizan versiones actuales de documentos y registros de operaciones que deben ser resguardados por reglamentos y disposiciones legales. El software de administración de registros administra ambos tipos incluyendo reglas y reportes con fechas para envío a archivo histórico y disposición de documentos.

El sistema permite generar reportes del archivo electrónico de documentos con base en los campos de tipo de documento, metadatos asociados, antigüedad y políticas de archivo.
Los documentos se clasifican de manera automatica en activos o inactivos. Los documentos inactivos pueden ser automáticamente archivados por el sistema. Los documentos inactivos pueden ser eliminados de forma automática por el sistema, basado en reglas de facil configuración.

Los registros sólo pueden ser eliminados del sistema de acuerdo a las reglas de retención y disposición previamente programadas ó por el administrador desginado de registros electrónicos del corporativo.

Software de Digitalización de Documentos

Además de las justificaciones ecológicas y de responsabilidad ambiental, la digitalización de documentos permite que las organizaciones eficientan sus procesos y ahorren dinero. Se estima que el costo de procesar papel: (copiado, impresión, envío, disposición, reciclado y almacenamiento) puede ser hasta 31 veces mas caro que el costo original del mismo.

El software de digitalización permite que los clientes conviertan archiveros de papel en sistemas seguros de manejo electrónico de documentos con manejo de versiones y apego a normas y políticas. El software incluído para digitalización soporta alrededor de 300 tipos de equipos scanner diferentes, y se incluye con cada compra. En los documentos impresos se pueden aplicar procesos de OCR e indexación, para habilitar la búsqueda de contenido de texto (full text search). Una gran solución de digitalización a un precio módico.

FileHold Express y Enterprise 

FileHold Express de 1 a 20 usuarios

Con un precio accesible para microempresas, departamentos o grandes corporativos que quieren administrar sus documentos empezando con el básico. Incluye accesso web, integración con Microsoft Office, software de digitalización de documentos y 6 meses de soporte técnico gratuito. La versión express puede ser escalada a enterprise.

FileHold Enterprise para más de 20 usuarios

Esta es la ruta fast track a la oficina sin papel. Basado en la Implementación de Arquitectura de Servicios SOA de Microsoft, el sistema puede escalar a un número ilimitado de usuarios y millones de documentos. El precio se basa en el número de usuarios concurrentes del sistema.



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Ciclo de Vida de Documentos y Registros

A continuación se describen las fases del ciclo de vida del documento que el software FileHold gestiona. A cada paso en el proceso del software proporciona funciones avanzadas, pero las herramientas de fácil uso, para mantener la información actualizada, relevante y útil.


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Creación y Captura

El ciclo de vida de Documentos y Registros comienza cuando la información electrónica es creada por los usuarios de los equipos o es capturado desde la web, correo electrónico o fax. Los documentos en papel se convierten al formato electrónico mediante el uso de scaners de documentos dedicados.

Organizar y Gestionar

Para hacer documentos utilizables se clasifican y estrucaturan consistentemente de acuerdo a los objetivos de la empresa y se aplica un etiquetado de Metadatos al documento que permite la navegación y distribución avanzada.

Flujos de Trabajo y Aprobación

Las herramientas de FileHold facilitan la colaboración en equipo, control de versiones, vinculación de documentos, sucripciones, alertas, aprobaciones de documentos y el flujo de trabajo aseguar que los miembros del equipo son capaces de trabajar de maneraeficiente en la tarea en cuestión.




Retener y Disponer

Alo largo del ciclo de vida FileHold asegura que los usuarios solo están trabajnado con la versión actual y eficaz.  Las políticas puedes ser establecidas por los gerentes con la debida autorización para destruir automáticamante los documentos para cumplir con las politicas de la organización y las regulstorias relativas a la disposición de los registros.

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Ver y Compartir

El poderoso motor de búsqueda de FileHold indexa el texto de todos los documentos antes de su almacenamiento proporcionando búsqueda de texto completo y metadatos, para que los usuarios puedan encontar los documentos en cuestión de segundos.  Los documentos pueden ser recuperados a través de correo electrónico, navegador web y aplicaciones como FileHold FastFind, Microsoft Office y Sharepoint, portales de información o a través de aplicaciones de terceros.

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Creación y Captura
Características para la adición y la clasificación de los contenidos en FileHold



“Drag and Drop” Los documentos de las unidades de red o aplicaciones de escritorio, como palabra o e-mail, se pueden añadir de forma rápida a la biblioteca de la función de arrastrar y soltar.

Adición Masiva de Archivos Adición Masiva de Archivos - Importación masiva de documentos de otros sistemas de gestión de documentos o datos estructurados se hace fácil con la herramienta de importación XML FileHold que crea automáticamente carpetas con el nombre.

Clasificación Simplificada del Documento Metadatos se añaden a partir de un esquema de documento controlado centralmente haciéndolos más fáciles de recuperar en el futuro

Etiquetado automático Puede añadir automáticamente los metadatos pre-establecido para los documentos que se agregan a una carpeta de "etiquetado automático". (Mater Centric filing)

Soporte de Documentos y Registros Gestiona todas las etapas del ciclo de vida de los documentos y registros electrónicos, incluyendo reglas e informes para las fechas de archivo y de disposición.  Reportes de disposición pueden ser generados cuando sean requieros.

Seguimiento de copias impresas Adicione metadatos a rastrear la ubicación de los documentos impresos que se encuentran fuera del sistema FileHold (mostradores, en las salas de almacenamiento de archivos o en oficinas remotas).
Organizar y Gestionar
Características para la colaboración, revisión y aprobación  de documentos



Control de Versiones Ofrece registro de entrada / salida previniendo que documentos sean sobrescritos o borrados cuando se están actualizando.  Las versiones anteriores del archivo son mantenidos por el sistema en el caso de que se requiere la reversión.

Vìnculos y Accesos Directos Vinculación de documento a documento o accesos directos de documento a carpeta permiten a los usuarios la agrupación de grupos lógicos y crear marcadores a los documentos para que los usuarios accedan a los documento que consulten con frecuencia

Suscripciones, Alertas and Recordatorios Suscripción a ser notificado de ediciones a documentos o cambios a carpetas monitoreadas. Los usuarios son alertados de cambios via email o su lista privada de notificaciones. Establezca recordatorios para documentos como contratos que requieren de atención en el futuro.

Búsquedas Inteligentes y grabadas Búsquedas inteligentes son búsquedas que los usuarios guardan. Al ejecutar la búsqueda se proporciona a los usuarios una actualización en vivo del contenido de la biblioteca, sin importar dónde se encuentran los documentos. Carpetas virtuales - Permite a los usuarios agregar enlaces a documentos ubicados en diversas áreas de la biblioteca, sin importar dónde se encuentren.

Flujo de Trabajo Para documentos que necesitan para pasar por los revisores y aprobadores antes de quedar listos para su distribución general. Proporciona informes instantáneos sobre el estado de los documentos en el proceso de revisión.

Visores Visores de documentos permiten la visualización de documentos sin necesidad de abrir las aplicaciones nativas. Características incluyen visor de marcadores, notas, anotaciones y redacción.

Etapas de Documentos y Áreas de Publicación Cree rápidamente etapas y áreas de colaboración de documentos mientras se trabaja en ellos.  Una vez aprobados, los documentos pueden ser movidos a carpetas de publicación  donde se les protege de cambios o borrado accidental.

Numeración Automática Aplique números de control de versiones o número de Control de Documentos en FileHold.  Estos números de control dan a los administradores el control final. El sistema de numeración puede ser mostrado e impreso en los documentos.
Distribuir y Acceder
Características para la distribución y acceso rápido a documentos.



Búsqueda Poderosa Resultados de Búsqueda son impulsadas por las palabras del documento, así como los metadatos asociados al documento. El software de gestión documental tiene la capacidad de extraer y buscar en el contenido de todos los tipos de archivo favoritos incluyendo PDF, Microsoft Office, Zip y muchos más.

Acceso vía Web Browser Los usuarios pueden acceder fácilmente a la biblioteca de software de gestión de documentos utilizando un navegador web estándar (los navegadores Internet Explorer y Mozilla compatibles).

Acceso Microsoft Office El correo electrónico puede ser almacenado en FileHold por un simple "arrastrar y soltar" actividad que mueve los documentos de Outlook a las carpetas apropiadas. Esto proporciona una manera simple pero poderosa para asociar e-mail con las carpetas de información relevantes.

Microsoft SharePoint FileHold puede ser instalado como una parte web de Microsoft SharePoint. Los usuarios pueden mover archivos entre FileHold and Sharepoint.

Acceso desde su computadora Los usuarios pueden “arrastar y soltar” documentos desde y hacia su computadora utilizando una utileria. La computadora del cliente proporciona una manera rápida y fácil de adicionar documentos en forma masiva al sistema.

Correo electrónico Enviar enlaces a los documentos directamente a los miembros del equipo, socios, proveedores o clientes. Seguridad del archivo se mantiene, ya que sólo los usuarios autorizados puedan recuperar el archivo utilizando el enlace.

Distribuir a través de Aplicaciones de Terceros La arquitectura de Web Services  y API permite la integración fácil y distribution de documentos con portales de terceros Aplicaciones / ERP / CRM.

FastFind Proporciona una función de búsqueda instantánea de productos de terceros, como la contabilidad. Crear una "tecla de acceso rápido" para ir directamente desde cualquier aplicación de Windows Forms directamente en la biblioteca FileHold encontrar datos relevantes al instante.

Tablero personalizado “My FileHold” Actúa como una plataforma de lanzamiento para un usuarios apuntando a lista de documentos, alertas de cambio a documentos, recordatorios, documentos revisados, documentos adicionados o accesados recientemente y  documentos que requieren aprobación.
Retener  y Disponer
Características que facilitatan el almacenamiento, retención y disposición de los documentos



Lista de Documentos Activos e Inactivos Basado en el tipo de documento, metadata, antigüedad y políticas de archivo;los documentos se designan automáticamente ya sea como activo o inactivo. Los doceumentos Inactivos pueden ser automáticamente archivados por el sistema.

Bitácoras de Uso de Documentos Rastrea como y cuando los documentos son accesados por los usuarios del sistema.  Proporciona un registro permanente  (esencial para cumplimiento regulatorio) de quien ha leído, actualizado el documento, actualizados los metadatos, transferido o borradodocumentos de la biblioteca.

Ajustes de Disposición Los documentos pueden ser borrados automáticamente por el sistema  basedo en las reglas de disposición.. Los  documents borrados accidentalmente por los usuarios pueden ser recuperados rápidamente.

Administración de Registros Los registros sólo se pueden eliminar de la biblioteca de acuerdo con sus programas (calendarios)  deretención/disposición  o por un responsable designado corpoativamente como administrador de registros. Los usuarios pueden recuperar copias de los registros, pero no el registru  original.. Versiones modificadas de registros añadidos a la biblioteca serán designados como nuevos registros.
Documentar metadatos
Funciones para el control centralizado del vocabulario de metadatos
Gestión de Vocabulario Controlado Para la creación de una estructura de metadatos controlada que garantice que los documentos  se clasifican de una manera que está en línea con loa procesos de negocio de la empresa y los procesos con los esquemas de metadatos únicos para cada tipo de documento.

Captura de metadatos garantizada Asegura la cantidad obligatoria de metadatos se captura para cada documento o registro. A medida que se añaden nuevos documentos se pide al usuario para clasificar el archivo con campos de metadatos requeridos.

Estándares de nomenclatura de Documento - Permite la creación rápida y adherencia a estándares de nomenclatura de documentos corporativos. A medida que se añaden documentos a la biblioteca, los mismos se renombran de acurrdo al conjunto de políticas de denominación establecidas.

Etiquetado automático Crear carpetas de "etiquetado automático" que utomáticamente adicionan  metadatos a los documentos a medida que se ingresan a la carpeta.
Administración y Soporte
Implementación sin complicaciones, mantenimiento y soporte



Solución 100% basada en Microsoft FileHold software de gestión de documentos está diseñado para integrarse en el entorno de Microsoft Office o SharePoint asegurando que usted es capacz de aprovechar al máximo su inversión en tecnología existente.

Despliegue automático y Actualizaciones Todos los servicios de software del lado del cliente FileHold gestión de documentos se despliegan utilizando tecnología de instalación que proporciona la entrega automática de actualizaciones con un impacto mínimo en las cmputadoras de los usuarios.

Sincronización del  Active Directory Server Sincronizar los usuarios del software de gestión de documentos o grupos de objetos en los Active Directorie o de directorio LDAP. Los usuarios y grupos pueden entonces ser asignados a las roles funcionales dentro de la aplicación FileHold.

Seguridad Basada en Roles flexibles El  software de gestión de documentos viene con cinco roles predefinidos: Usuarios de Solo Lectura
Editores, Editorers que borran, administradores de Bibliotecas y administradores de sistemas.

Instalación y configuración rápida El software de gestión de documentos está diseñado para ser instalado y configurado en menos de un día. Tarifa de instalación tarifa fija FileHold asegura el control de los costos de implementación

Reporteo Ilimitado Basado en los servicios de reportes de Microsoft SQL  Los usuarios pueden generar informes personalizados sobre la base de cualquier archivo de metadatos esta  en el sistema - la máxima flexibilidad de presentación de informes.

Fácil Actualización de Licencias FileHold anima a los usuarios a empezar poco a poco y añadir funciones y usuarios según sea necesario.Una licencia de software de  FileHold ( gestión de documento)s se puede actualizar en cuestión de minutos a través de e-mail.

Acerca de FileHold

Actualizaciones de productos
Asegúrese de que su software FileHold se mantiene al día en un mundo en que la tecnología evoluciona. Nuevos formatos de almacenamiento de documentos, nuevos escáneres y nuevos sistemas operativos se introducen constantemente. Los clientes en FileCare reciben todas las versiones nuevas del software.

Soporte técnico – Para el soporte del producto en curso el soporte FileCare proporciona  un programa de "gestión de casos de soporte" reportando y monitoreando con tiempos de respuesta asegurados, clasificación de severidad y procesos de escalamiento.

La evaluación es Fácil
Presentaciones públicas - Asistir a un seminario en línea del software FileHold; vea usted mismo cómo la oficina sin papel puede convertirse en una realidad.

Demos (sin compromiso) - Pregunte por una demo de FileHold software de gestión de documentos en su propio entorno. Le guiaremos a resolver su problema de negocio de almacenamiento de documentos.

Proyectos Piloto – inicie poco a poco con FileHold Express y dese cuenta de los beneficios para un solo grupo de usuarios antes de expandirse en toda la empresa.

Cotización (sin compromiso) - Rápida y fácil sólo nos dice cuántos usuarios tiene y un poco sobre el problema de negocio que desea resolver

Productos FileHold
FileHold "Enterprise" - Para las empresas que tienen más de 10 usuarios. El precio se basa en la frecuencia de uso. Las potentes funciones para las organizaciones grandes o pequeñas que quieren ir sin papel.

FileHold "Express" - Las mismas características que la empresa pero a un precio de hasta 10 usuarios. La solución perfecta para pequeñas empresas o departmentos. Se suministra con 3 visores y software de digitalización

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